Condiciones de eventos y emisiones

1. Una propuesta específica para el proyecto

Cada conferencia, evento o emisión en directo requiere una propuesta que indique la fecha, el espacio o la plataforma online, el formato, el público, el programa, los ponentes, los resultados de producción acordados, los responsables y el calendario de producción. «Llave en mano» se refiere únicamente al alcance acordado expresamente.

A la consultoría y la planificación se aplican los mismos paquetes de tiempo de consultoría. La producción completa y los gastos externos, incluidos el personal, el alquiler de espacios, los equipos, los desplazamientos, la publicidad, las licencias y los proveedores externos, requieren un presupuesto independiente aprobado antes de asumir compromisos. Un paquete de consultoría no constituye el presupuesto completo de un evento.

2. Presupuesto y compromisos con terceros

La propuesta identifica quién contrata y paga a los proveedores, los límites de aprobación, los anticipos, las fechas de pago y los gastos permitidos. Antes de aprobar compromisos se comunican las condiciones de cancelación de los proveedores y las restricciones técnicas relevantes. No se realizan compras sin aprobación ni se presuponen costes de producción ilimitados.

3. Grabaciones, ponentes y datos personales

La grabación, emisión y reutilización de las imágenes, voces, diapositivas y datos personales de ponentes o asistentes requieren información, derechos y permisos adecuados. La propuesta define los canales de distribución, el acceso a la grabación, la reutilización y la conservación. La asistencia no implica permiso para la reutilización promocional.

Un proyecto con listas de inscripción, venta de entradas, exportaciones del CRM o registros de asistentes requiere información de privacidad adecuada, una asignación de roles y contratos de encargo del tratamiento, cuando proceda, antes de compartir los datos. La venta de entradas, si la hubiera, necesita sus propias condiciones de venta aplicables.

4. Pruebas técnicas, cambios y cancelación

Las partes acuerdan las pruebas, los requisitos de plataforma y conexión, las medidas de respaldo, los criterios de entrega y los contactos para incidencias. No se garantiza una emisión sin interrupciones, un número de asistentes, ingresos ni resultados para el cliente.

Los cambios de fecha, la cancelación, los reembolsos de proveedores y las circunstancias excepcionales se regulan en la propuesta. Estas condiciones no pueden prevalecer sobre los derechos imperativos de los consumidores ni imponer una renuncia general automática al desistimiento.